Ông Hồ Minh Sơn – Viện trưởng Viện Nghiên cứu Thị trường – Truyền thông Quốc tế (IMRIC): Bộ phận truyền thông rất quan trọng trong việc phát triển của doanh nghiệp

(HNTTO) – Mỗi khi nhắc đến “truyền thông doanh nghiệp”, rất nhiều doanh nghiệp chuẩn bị khởi nghiệp, các doanh nghiệp đang hoạt động dường như vẫn còn mơ hồ...Như vậy, công tác truyền thông là gì? Mục đích ra sao? Triển khai theo trình tự gì? Chúng tôi có dịp trao đổi với Viện trưởng Viện Nghiên cứu Thị trường – Truyền thống Quốc tế (IMRIC), Giám đốc Trung tâm tư vấn pháp luật Toàn Tâm (TTLCC) Hồ Minh Sơn về công tác truyền thông trong mỗi doanh nghiệp để lên kế hoạch và triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp…

Theo Ông Hồ Minh Sơn thì công tác truyền thông doanh nghiệp có hai bộ phận chính, trong đó có quảng bá hình ảnh, thương hiệu, hoặc các sản phẩm, dịch vụ thuộc sở hữu của doanh nghiệp đó tới công chúng bên ngoài nhằm xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và công chúng. Đồngthời, truyền tải thông điệp, thông tin chính thống từ phía đại diện doanh nghiệp tới chính toàn thể cán bộ nhân viên trong nội bộ nhằm xây dựng mối quan hệ gắn bó, gắn kết từng cá nhân vào bức tranh chung của tập thể…Đặc biệt, truyền thông nội bộ cũng cần có kế hoạch rõ rang…Theo đó, hứa hẹn là tạo ra lợi ích từ việc tiếp xúc giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, nên không thể tuỳ tiện đặt “điểm chạm” sai chỗ. Đối với truyền thông nội bộ, thông tin càng phải đề cao sự chính xác. Bởi vì, nhân viên có sự gắn bó và hiểu biết nhất định với doanh nghiệp, họ có khả năng phát giác ra bất kỳ sự thiếu minh bạch nào. Mặt khác, cả hai bộ phận truyền thông đều phải đề cao tính chính thống và đồng nhất thông tin. Những phát ngôn hoặc thông điệp lan truyền ra ngoài phải xuất phát từ lãnh đạo doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền hợp pháp, để tránh làm nhiễu loạn hoặc méo mó thông tin.

Có thể khẳng định, doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ là một mạch máu. Qua đó, việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hoá của từng doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ sẽ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Từ đó, định hình rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên…Ông Hồ Minh Sơn cho rằng truyền thông nội bộ là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, gồm: Kết nối giữa nhân sự với lãnh đạo, giữa nhân sự với mục tiêu, tầm nhìn của công ty và kết nối giữa nhân sự với nhau. Tại Việt Nam nhiều doanh nghiệp không có đủ nguồn lực và cơ cấu dành riêng bộ phận truyền thông nội bộ, nhất là các công ty khởi nghiệp, nhỏ lẻ…

Theo sự khảo sát của công ty tư vấn tại Anh Karian & Box, có 546 người làm truyền thông, nhân sự và công bố một báo cáo chuyên sâu về truyền thông nội bộ thì có 51% cho rằng nhiệm vụ này nên thuộc về đơn vị TTNB chuyên trách; 21% tin rằng PR nên giữ trọng trách này; 18% bỏ phiếu cho HR và 7% lựa chọn phương án khác.

Như vậy, đối với công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ẩn phẩm lưu hành nội bộ,…Đối với công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,…Truyền thông nội bộ cần phải có tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài. Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý, Ông Sơn chia sẻ thêm.

Trong khi đó, hiện nay – hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam thường giao cho bộ phận HR thực hiện công tác truyền thông nội bộ. Bởi, thông thường nhiệm vụ của công tác HR và TTNB gần giống nhau, hướng đến con người trong nội bộ doanh nghiệp. Trong khi HR chú trọng tuyển dụng, đào tạo, xây dựng cơ chế chính sách về nguồn nhân lực…Tuy nhiên, truyền thông nội bộ lại chú trọng khía cạnh truyền thông giữa con người trong doanh nghiệp, gia tăng tinh thần cũng như tạo sự gắn kết hơn trong nội bộ.

Một số hình thức truyền thông nội bộ thực tế: Bảng tin, Standee: Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy; Bản tin Email: Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp; Radio: Hàng tuần, bạn có thể tổ chức chương trình radio cho các nhân viên khác. Nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu; Tạp chí nội bộ: Khi email chưa phổ biến, tạp chí nội bộ là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất. Nội dung tạp chí thường là bài chia sẻ về vấn đề nổi cộm trong tháng, bài phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp, tổng hợp sự kiện, truyện cười, truyện ngắn,…;Chương trình tổng kết hàng tuần: Đúng như tên gọi, chương trình này sẽ tổng kết hoạt động, sự kiện, tin tức, vinh danh cá nhân và phòng ban xuất sắc trong tuần. Mỗi tuần sẽ có một MC đến từ các phòng ban khác nhau, cùng mặc đồng phục để chụp ảnh tập thể,…;Truyền miệng: Nếu biết cách tận dụng, truyền miệng sẽ là một kênh cực kỳ hiệu quả. Bạn có thể thông báo tin tức với trưởng phòng, trưởng nhóm và họ sẽ truyền thông tới nhân viên trong phòng và trong nhóm; Cuộc thi, trò chơi quy mô nội bộ: Hãy tự sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều nhân viên trong doanh nghiệp có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker,…một số gameshow đang hot hiện nay vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam’ Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng,… Các trang thiết bị hiện đại phục vụ đá FIFA hay Liên minh huyền thoại cũng thuộc top các điều mà nhân viên nam ưa thích; Cùng tham gia sự kiện cộng đồng: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,… rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau, Ông Sơn ví dụ điển hình.

Ông Sơn còn cho hay để hoạt động truyền. thông nội bộ được suôn sẻ mà vẫn bảo đảm được công việc cân bằng giữa các phòng ban, các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tham khảo các giải pháp dưới đây để cải thiện mức độ hiệu quả: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo: lãnh đạo cấp cao và quản lý cần ý thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin và giao tiếp hai chiều trong doanh nghiệp. Nhân viên sẽ cảm thấy họ được khuyến khích chia sẻ khi lãnh đạo lên tiếng về điều này. Các nhà quản lý nên khuyến khích các thành viên trong nhóm lên tiếng và chia sẻ ý tưởng của họ; Thúc đẩy truyền thông từ bộ phận nhân sự: HR thường chịu trách nhiệm truyền đạt các thông điệp liên quan đến quản lý hiệu suất, thông báo hành chính… nhưng hiện nay họ đang làm nhiều hơn thế trong chiến lược giữ chân nhân viên.

Cũng theo Ông Sơn, Việt Nam hiện dân số gần 100 triệu người và dân số trẻ hoá thì hoạt động truyền thông nội bộ không thể thiếu smartphone. Với thói quen sử dụng điện thoại ngày một thường xuyên, nhân viên chắc chắn sẽ rất muốn được tiếp cận cổng thông tin của doanh nghiệp thông qua smartphone. Kể cả trong trường hợp bạn xây dựng được một website nội bộ với các bài viết rất tâm huyết và cập nhật thường xuyên, nhưng nếu nó không hỗ trợ trên smartphone thì cũng không hiệu quả. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ qua vấn đề tuy đơn giản mà lại rất cần thiết này. Do đó, hãy đảm bảo rằng kênh truyền thông nội bộ mà bạn cung cấp cho các nhân viên khác có thể truy cập được bằng điện thoại. Từ đó, thông tin có thể đến được với họ dù họ ở bất cứ đâu. Cách này cũng sẽ giúp các nhân viêntương tác với nhau ít khi ngồi một chỗ để làm việc. Cùng với đó, thúc đẩy truyền thông từ bộ phận PR – Marketing: hãy làm cho các chiến lược tiếp thị được quan tâm, lan tỏa và hưởng ứng nhiệt tình trong nội bộ, trước khi hoặc song song với kế hoạch quảng bá chính thức ra bên ngoài; Xây dựng cơ chế hợp tác liên bộ phận với các hoạt động TTNB: đối với các sự kiện toàn công ty, một “ban tổ chức” tập hợp nhiều thành viên từ các bộ phận khác nhau sẽ giúp cho nguồn lực TTNB phong phú hơn, nhiều ý tưởng hơn và tạo sự lan tỏa tốt hơn.

Dịp này, Ông Sơn dẫn chứng làm công tác truyền thông mạng xã hội nội bộ, điển hình: Đây sẽ là kênh giao tiếp và truyền thông nội bộ hiệu quả: Giao việc & nắm bắt trạng thái và tiến độ hoàn thành toàn bộ công việc; Tương tác, trao đổi công việc với đồng nghiệp mọi lúc, mọi nơi trực tiếp thông qua chat cá nhân, chat nhóm; Minh bạch hóa thông tin trong công ty: Ban hành các quyết định, chính sách của công ty rộng rãi đến toàn nhân viên và cho phép nhân viên tương tác, trao đổi ngay bên dưới; Hỗ trợ tạo các chủ đề thảo luận với chất lượng chuyên môn cao, tăng khả năng tương tác giữa các thành viên;Hỗ trợ xây dựng hạng mục khen thưởng dành cho nhân viên: Tự động thông báo trong toàn hệ thống về việc khen thưởng và lưu giải thưởng trong hồ sơ cá nhân; Lưu hồ sơ và gửi thông báo khi đến sinh nhật của một thành viên …

Viện trưởng Viện IMRIC Hồ Minh Sơn khẳng định: Truyền thông nội bộ là linh hồn của doanh nghiệp- Giao tiếp có lẽ là hành động mạnh mẽ nhất mà chúng ta thực hiện mỗi ngày: tại nơi làm việc và trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Là những người giao tiếp nội bộ, có thể cảm thấy quá sức khi xem xét có bao nhiêu hình thức khác nhau có thể thực hiện. Nếu một tổ chức hoặc doanh nghiệp là một cơ thể thì nhân lực chính là thể chất, tinh anh, còn truyền thông nội bộ đóng vai trò như là linh hồn. Như vậy, người lãnh đạo cần phải thay đổi tư duy, bắt kịp xu thế, đẩy mạnh sự quan tâm hơn nữa tới những lợi ích lâu dài mà truyền thông nội bộ mang lại, có như vậy mới phát triển và cạnh tranh được trong môi trường như ngày nay. Cho dù doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ hay tập đoàn lớn, thì việc có một phòng truyền thông là điều rất cần thiết. Bộ phận truyền thông này mà doanh nghiệp có thể quảng bá rộng rãi hình ảnh của doanh nghiệp và các sản phẩm doanh nghiệp đang cung cấp…Phòng truyền thông sẽ đảm nhiệm các mối quan hệ công chúng của doanh nghiệp. Phòng truyền thông sẽ làm việc với các bộ phận khác để đảm bảo hình ảnh của doanh nghiệp luôn được phổ biến và cung cấp các thông điệp của doanh nghiệp đến đối tượng mục tiêu. Vai trò phòng truyền thông rất quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp.

Khẳng định rằng, phòng truyền thông đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập thương hiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thu hút thêm khách hàng mới cho doanh nghiệp. Khi có một phòng truyền thông làm việc hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ có thêm khách hàng mới mà còn thúc đẩy khách hàng hiện tại trở thành khách hàng trung thành của doanh nghiệp. Phòng truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện một loạt các hoạt động truyền thông bao gồm truyền thông xã hội, quan hệ với giới truyền thông, sự kiện khách hàng và hoạt động quảng cáo. Trong quá trình xây dựng và phát triển thương hiệu, nếu không có sự trợ giúp từ phòng truyền thông thì khả năng doanh nghiệp duy trì và mở rộng phạm vi ảnh hưởng của thương hiệu là điều khó thực hiện. Ngược lại, với sự trợ giúp của phòng truyền thông, doanh nghiệp sẽ phát triển nhanh chóng hơn. Phòng truyền thông có thể hỗ trợ doanh nghiệp truyền đạt và lan truyền các thông tin liên quan đến sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp. Bấtcứ tổ chức nào hay doanh nghiệp cần phải tận dụng tốt các công cụ truyền thông thì doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển hơn nữa.

Tin rằng, với chiến lược truyền thông phù hợp và người quản lý truyền thông am hiểu pháp luật, phòng truyền thông của doanh nghiệp chắc chắn sẽ hoạt động hiệu quả và đưa công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn.

Trần Danh – Liên Trần