(HNTTO) – Trả lời phỏng vấn là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong quan hệ báo chí. Tuy nhiên, không chỉ đơn giản là một bên đặt câu hỏi và một bên đưa ra câu trả lời, phỏng vấn với báo chí thường được xem là một quá trình phức tạp và dễ xảy ra sai sót. Chính vì thế, bên cạnh những kinh nghiệm thực tiễn, người trả lời phỏng vấn cần vẫn tự trang bị cho mình một số kỹ năng quan trọng để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
- Đặt vấn đề
Một cuộc phỏng vấn, về bản chất có nghĩa là “gặp ai đó để lấy thông tin”(1). Trong phạm vi quan hệ báo chí, các cuộc phỏng vấn thường được xác lập bởi 2 nhóm đối tượng tham gia chính: bên yêu cầu thông tin (người hỏi) là các phóng viên hoặc nhà báo đến từ các cơ quan báo chí và bên cung cấp thông tin (người trả lời) là người đại diện phát ngôn của các cá nhân, cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp tư nhân.
Trong thế giới thông tin nhạy cảm và có tốc độ lan truyền nhanh chóng như hiện nay, người đại diện có vai trò vô cùng quan trọng bởi họ chính là người nhân danh cá nhân, tổ chức của mình để thực hiện nhiệm vụ phát ngôn trước giới truyền thông và nhiều đối tượng liên quan khác. Tuy nhiên, đây không phải là một công việc dễ dàng bởi các cuộc gặp gỡ và phỏng vấn báo chí thường diễn ra trong áp lực về mặt thời gian cũng như chịu tác động của nhiều yếu tố tâm lý khác. Chính vì thế, nếu người đại diện phát ngôn không được trang bị đầy đủ những kỹ năng cần thiết, quá trình trả lời phỏng vấn báo chí của họ sẽ dễ dàng xảy ra sai sót, thậm chí là mất kiểm soát, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc phỏng vấn nói riêng cũng như toàn bộ hoạt động quan hệ báo chí của tổ chức nói chung.
Ngoài ra, một cuộc khảo sát về các vấn đề thường gặp liên quan đến việc ứng xử với giới truyền thông trong quá trình trả lời phỏng vấn đã được thực hiện tại Mỹ với nhóm đối tượng là các Giám đốc điều hành bệnh viện cũng đã chỉ ra rằng “Tôi không biết trả lời thế nào” (26,6%) và “Tôi thiếu đào tạo hoặc kinh nghiệm về truyền thông” (13,1%) là hai trong số bốn vấn đề lớn nhất được ghi nhận(2), một lần nữa chứng minh sự cần thiết của việc trang bị các kỹ năng khi trả lời phỏng vấn báo chí.
- Một số kỹ năng trả lời phỏng vấn báo chí
Theo từ điển Collins, khái niệm “kỹ năng” (tiếng Anh: skills) có thể được hiểu là các kiến thức và khả năng giúp con người làm tốt một việc gì đó(3). Theo đó, các kỹ năng trả lời phỏng vấn báo chí có thể được hiểu đơn giản là những kiến thức cũng như khả năng giúp các đối tượng là người đại diện phát ngôn của các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công việc trả lời phỏng vấn báo chí của mình. Tuy nhiên, trong khi phần lớn các cuộc phỏng vấn với báo chí đều diễn ra dưới hình thức phỏng vấn trực tiếp tại một địa điểm quay hình nhất định, cũng có một vài trường hợp diễn ra dưới hình thức gọi điện thoại hoặc gọi video trực tuyến. Trong phạm vi bài viết này, tác giả đã dựa trên các tài liệu nước ngoài có sẵn để tổng hợp một số kỹ năng chính có thể được áp dụng đầy đủ nhất cho hình thức phỏng vấn ghi hình trực tiếp và áp dụng linh hoạt cho hình thức phỏng vấn qua điện thoại, bao gồm 03 tài liệu chính sau đây:
– Sách Quan hệ báo chí hiệu quả của tác giả Michael Bland, Alison Theaker và David Wragg
– Sách Trong tin tức: thực tiễn quan hệ báo chí tại Canada của tác giả William Wray Carney, Colin Babiuk và Mark Hunter LaVigne
– Sách Báo chí và PR: truyền thông tin tức và quan hệ công chúng trong thời đại số của tác giả John Lloyd và Laura Toogood
- Nắm rõ các thông tin cơ bản
Trước khi thực hiện một cuộc phỏng vấn với báo chí, người đại diện phát ngôn cần chắc chắn nắm được những thông tin cơ bản như: Chủ đề và trọng tâm của cuộc phỏng vấn là gì? Cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài bao lâu? Cuộc phỏng vấn có được ghi âm hay phát sóng trực tiếp? Khi nào cuộc phỏng vấn sẽ được phát sóng? Cuộc phỏng vấn sẽ được phát sóng toàn bộ hay chỉ để trích xuất thông tin và phát ngôn? Khi nào và ở đâu cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra?
Đối với các buổi phỏng vấn báo chí, các nhà báo hoặc phóng viên không bắt buộc phải cung cấp trước các câu hỏi cụ thể và chi tiết trước khi phỏng vấn. Ngay cả khi có làm điều đó thì họ vẫn được phép đặt các câu hỏi bổ sung và câu hỏi phụ trong quá trình phỏng vấn. Việc nắm rõ các thông tin cơ bản như trên sẽ cho phép người đại diện trả lời phỏng vấn có sự chuẩn bị kỹ càng và sẵn sàng ứng phó với những câu hỏi khó từ phía báo chí một cách thật khéo léo.
Ngoài ra, nguyên tắc nghề nghiệp báo chí tại Việt Nam yêu cầu các nhà báo xác định danh tính của mình khi tương tác với bất kỳ một cá nhân, cơ quan hay tổ chức nào. Dựa trên những hiểu biết cơ bản đó, người trả lời phỏng vấn cũng có thể tìm hiểu thêm về các nhà báo và tổ chức tin tức để giao tiếp với họ một cách tự tin.
- Thể hiện sự tập trung và tích cực tương tác
Khi tham gia trả lời phỏng vấn, đối tượng được phỏng vấn, đại diện các cơ quan tổ chức cần cho thấy được sự tập trung toàn tâm toàn ý của mình vào cuộc phỏng vấn. Điều này trước hết được thể hiện bằng việc họ biết mình ở đó để làm gì, tuân thủ chặt chẽ kịch bản đã thống nhất trước đó và hạn chế tối đa những bình luận ngoài lề (ví dụ: bình luận về đối thủ cạnh tranh, bình luận về những vấn đề chính trị nhạy cảm) để tập trung vào những nội dung mà các phóng viên và nhà báo muốn làm rõ, tránh những phát ngôn “không đúng mực” có thể dễ dàng trở thành nguồn cơn của những sự công kích. Ngoài ra, một khi đã nhận lời và xếp lịch cho buổi phỏng vấn với báo chí, người đại diện trả lời phỏng vấn không nên để quá trình đó diễn ra mà bị gián đoạn bởi những công việc khác. Họ không nên nghe điện thoại trong khi đang trả lời phỏng vấn và cũng nên dặn dò nhân viên hoặc thư ký tránh làm phiền trong thời gian diễn ra phỏng vấn. Việc thể hiện thái độ tập trung không chỉ giúp nâng cao hiệu quả của buổi phỏng vấn mà đây còn là việc làm cần thiết để các đại diện thay mặt tổ chức mình thể hiện sự tôn trọng đối với người phỏng vấn hay chính là các cơ quan báo chí truyền thông.
Bên cạnh sự tập trung, sự tương tác của người trả lời báo chí cũng được xem xét là yếu tố quan trọng của cuộc phỏng vấn. Sự tương tác chính là việc thể hiện thái độ tích cực tham gia vào cuộc phỏng vấn, chú ý kỹ đến các câu hỏi, và thực hiện giao tiếp phi ngôn ngữ – tất cả nhằm truyền đi một thông điệp đến giới báo chí rằng bạn đang mang đến cho tôi một cuộc phỏng vấn hết sức thú vị, mặc cho điều đó trên thực tế có chính xác hay không. Trong một cuộc phỏng vấn với báo chí, người phát ngôn đại diện sẽ luôn có thời gian để đưa ra quan điểm của mình. Chính vì thế, họ nên trả lời những câu hỏi cụ thể của phóng viên trước khi bắt đầu đi vào những thông điệp chính mà công ty hay tổ chức muốn truyền tải theo như chuẩn bị trước đó. Người trả lời phỏng vấn nên tin rằng họ sẽ được lắng nghe và nhắc nhở bản thân rằng ngay từ đầu giới truyền thông đã muốn nói chuyện với họ để tránh trường hợp các cá nhân tham gia phỏng vấn với thái độ thụ động – chỉ trả lời các câu hỏi được hỏi và mong rằng cuộc phỏng vấn mau chóng kết thúc.
Ngay cả khi các bên tham gia phỏng vấn với mục đích giải quyết khó khăn hay làm rõ những vấn đề gây đang gây tranh cãi, đó vẫn là cơ hội để họ kể câu chuyện của mình. Bắt đầu với thái độ đó, việc nên làm của người trả lời chính là tương tác với người phỏng vấn. Mặc dù không thể khoa trương hay hùng biện, nhưng bằng cách thể hiện sự tập trung chú ý và tương tác tích cực, những người phát ngôn có thể đảm bảo rằng người phóng viên sẽ có được thông tin và ý kiến mà họ cần, từ đó tìm ra cơ hội để truyền tải thông điệp của mình.
- Trình bày thông tin chính xác và thuyết phục
Không chỉ dừng lại ở việc biết mình đang nói về điều gì, người trả lời phỏng cần trung thực khi gặp vấn đề mà họ thực sự không biết hoặc không nắm rõ và đưa ra phản hồi theo cách an toàn như “chúng tôi xin phép xác nhận lại thông tin và phản hồi lại sau” hoặc “chúng tôi sẵn sàng cung cấp thông tin khi có kết luận cuối cùng”. Khi làm việc với các phóng viên – những người có thể đã có những tìm hiểu trước và nắm nhiều thông tin, những lời nói quá (mang tính quảng cáo) hoặc không đúng sự thật của người phát ngôn có thể gây tổn hại cho thương hiệu.
Mặc dù người đại diện trả lời phỏng vấn được khuyến khích trung thực nhưng không nên nói tất cả mọi thứ trong cuộc phỏng vấn. Ở bất cứ một công ty hay tổ chức nào, các nội dung chia sẻ cho giới truyền thông thường chỉ dừng lại ở một phạm vi nhất định và nhiệm vụ của người trả lời phỏng vấn chính là xác định và nắm rõ phạm vi đó, tránh trường hợp nói quá giới hạn hoặc nói dài lan man khiến câu chuyện trở nên nhàm chán. Việc biết dừng lại đúng lúc, đúng chỗ cũng là một trong những cách giúp nâng cao tầm quan trọng của người phát ngôn, thể hiện họ là người quan trọng, bận rộn và có nhiều mối quan tâm khác.
Tuy nhiên, người đại diện phát ngôn cung cấp cho phóng viên một loạt các thông tin sự kiện và mong đợi câu chuyện sẽ tự viết ra là chưa đủ. Họ cần chắc chắn rằng mình có khả năng diễn đạt rõ ràng và thuyết phục với các lý lẽ và dẫn chứng cụ thể. Đặc biệt, các cuộc phỏng vấn thường chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định, điều này đòi hỏi người đại diện phát ngôn phải có khả năng biết sắp xếp và tóm tắt tất cả các nội dung mình muốn trình bày trong khoảng thời gian hạn định đó.
- Hành xử như người có thẩm quyền
Hành xử như một người có thẩm quyền không có nghĩa là người trả lời phỏng vấn nên tỏ vẻ độc tài và hống hách, thay vào đó, họ nên tỏ ra là một người hiểu biết và đáng tin cậy về chủ đề được phỏng vấn, ở cả vẻ ngoài và hành động của mình.
Về cơ bản, giới truyền thông đang làm việc thay cho khán giả của mình và họ luôn muốn nói chuyện với người có giá trị đưa tin, có quan điểm và vị trí phù hợp. Họ muốn người đại diện phát ngôn thể hiện mình là một chuyên gia vì điều đó sẽ làm tăng thêm chiều sâu và tính nghiêm túc cho câu chuyện. Chính vì vậy, người trả lời phỏng vấn nên hành động như một người có sức ảnh hưởng cũng như có kiến thức hiểu biết, thể hiện sự tự tin trong cuộc phỏng vấn rằng họ là người phù hợp để thảo luận về chủ đề này.
Ngoài ra, trong vị thế là người có thẩm quyền và nắm giữ những thông tin “quý giá”, người đại diện khi cung cấp thông tin cho báo chí phải luôn chủ động quản lý thời gian, lịch trình và thông tin để tránh rơi vào thế bị động khi bị nhà báo và các cơ quan truyền thông yêu cầu gấp gáp, vội vàng. Đối với những phát ngôn quan trọng cần được phê duyệt hoặc bàn bạc kỹ lưỡng, họ được phép từ chối cung cấp thông tin ngay lập tức và thay bằng hình thức trả lời qua email hoặc hẹn lịch phỏng vấn vào một thời gian cụ thể sau đó.
- Thể hiện cảm xúc phù hợp
Trừ những trường hợp cung cấp thông tin thực tế hoặc số liệu thống kê, các chuyên gia hoặc người có thẩm quyền thường tham gia phỏng vấn để bàn luận về những chủ đề mà việc thể hiện cảm xúc là hợp lý. Ví dụ: nếu ủng hộ việc tăng cường tài trợ cho các vấn đề về sức khỏe, chẳng hạn như đột tử ở trẻ sơ sinh hoặc ung thư, người trả lời phỏng vấn nên bày tỏ niềm tin sâu sắc rằng cha mẹ và người thân của nạn nhân cần được hỗ trợ nhiều hơn. Nếu người trả lời phỏng vấn đang đại diện doanh nghiệp để giới thiệu một món đồ chơi hoặc phần mềm mới ra mắt thị trường thì họ có thể thể hiện tinh thần hài hước và vui vẻ. Hoặc nếu ở trong tình thế của một cuộc tranh luận gay gắt công khai, việc thể hiện sự phản đối, thậm chí là tức giận đối với quan điểm sai trái của đối thủ cũng hoàn toàn là điều bình thường, đó cũng có thể là điều mà người phỏng vấn muốn họ thể hiện.
Tất nhiên, việc thể hiện cảm xúc có thể không phù hợp với mọi tình huống. Các đối tượng như công chức nhà nước, các nhà nghiên cứu, bác sĩ và nhân viên xã hội thường nên duy trì thái độ giữ khoảng cách nghề nghiệp với những người mà họ tiếp xúc. Bằng cách không thể hiện cảm xúc, họ sẽ tăng khả năng cung cấp dịch vụ tốt hơn.
Tóm lại, nếu phù hợp với chủ đề hoặc vấn đề đang được nói đến, người trả lời phỏng vấn có thể tìm kiếm những cách thức phù hợp để bày tỏ cảm xúc của mình. Đó là một yếu tố của cuộc phỏng vấn và nên được cân nhắc từ trước trong quá trình chuẩn bị. Đặc biệt, trong những cuộc phỏng vấn ghi hình hoặc thu thanh trực tiếp, cảm xúc còn là phương tiện để kết nối người trả lời phỏng vấn với khán giả đại chúng.
- Chú ý đến ngoại hình và phong thái
Người phát ngôn là đại diện cho hình ảnh thương hiệu, từng lời nói, cử chỉ, hành động của họ đều được khách hàng và công chúng để ý. Chính vì thế, khi xuất hiện trước công chúng, ngoại hình tươm tất và phong thái tự tin là hai yếu tố mà người trả lời phỏng vấn nên chú ý. Đặc biệt, việc xuất hiện trong cuộc phỏng vấn với ngoại hình tươm tất và chỉn chu sẽ giúp người trả lời phỏng vấn tự tin, làm nổi bật phong thái của họ, các nội dung trao đổi của cuộc phỏng vấn chính vì thế cũng trở nên thuyết phục hơn.
Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn sắp diễn ra, người trả lời phỏng vấn không cần thiết phải ăn mặc quá sang trọng hay giản dị, tuy nhiên họ vẫn nên giữ được những nguyên tắc cơ bản như: chải tóc, giặt sạch và ủi phẳng quần áo, cài sơ mi, thắt cà vạt, trang điểm nhẹ nhàng. Người trả lời phỏng vấn không nên mặc quần áo hoặc đeo đồ trang sức quá mức vì nó có thể gây ra sự mất tập trung cho người phỏng vấn và khán giả.
Ngoài ra, địa điểm phỏng vấn là một yếu tố rất quan trọng, môi trường phỏng vấn quen thuộc có thể giúp người trả lời đi lại và nói chuyện một cách tự nhiên và thoải mái. Nếu không được như vậy, người trả lời phỏng vấn cũng nên suy nghĩ về địa điểm phỏng vấn (ở trong nhà hay ngoài trời, nơi có ánh sáng tốt hay kém,…) để có những sự chuẩn bị và tính toán nhằm đảm bảo bản thân mình sẽ lên hình và có những góc máy quay đẹp nhất. Nếu cần, họ có thể chủ động tập dượt trước từ cách đi đứng, dáng ngồi cho đến những cử chỉ cơ thể để làm quen với bối cảnh phỏng vấn, từ đó có thể xuất hiện trong cuộc phỏng vấn với phong thái tự tin nhất.
- Chuẩn bị thông điệp chính cho câu chuyện
Đối với hầu hết các cuộc phỏng vấn, đặc biệt là các cuộc phỏng vấn trên truyền hình, người đại diện phát ngôn cần có một ít nhất thông điệp chính và đảm bảo hai điều sau đây: thông điệp được hiểu đúng và thông điệp được truyền tải tới đúng nhóm công chúng mục tiêu.
Tuỳ theo độ dài của cuộc phỏng vấn mà người trả lời phỏng vấn có thể xem xét để chuẩn bị chỉ một hay nhiều thông điệp chính bởi đối với thời lượng dài khoảng 30 giây cho một cuộc phỏng vấn trên đài phát thanh/truyền hình, việc có từ hai thông điệp chính trở lên sẽ bị coi là quá nhiều.
Người đại diện phát ngôn nên sẵn sàng giới thiệu thông điệp chính của mình vào thời điểm thích hợp trong cuộc phỏng vấn, nhưng họ cũng không nên quá ám ảnh về điều này. Trong trường hợp phỏng vấn trực tiếp, việc cố gắng quay lại thông điệp chính từ một câu hỏi hướng theo hướng khác có thể gây mất tập trung và khó chịu cho người phỏng vấn cũng như khán giả.
III. Kết luận
Hiện nay, khi hình ảnh của người đại diện phát ngôn có sức ảnh hưởng ngày càng lớn, bộ kỹ năng ứng xử khi trả lời phỏng vấn báo chí như trên có thể trở thành nguồn tài liệu tham khảo giá trị, giúp các cá nhân, cơ quan hay doanh nghiệp đạt được thành công trong quá trình giao tiếp báo chí nói riêng và hoạt động quan hệ báo chí nói chung. Để trở thành nhà đại diện phát ngôn tài ba, những cá nhân được giao nhiệm vụ này không chỉ cần thời gian mà còn cần kiến thức nền tảng bài bản, sự kết hợp giữa lý thuyết và kinh nghiệm thực tiễn sẽ giúp họ trau dồi khả năng nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc đào tạo về kỹ năng phát ngôn và trả lời phỏng vấn chính vì thế không phải là câu chuyện của cá nhân, đó là vấn đề quan trọng mà cơ quan hay doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm./.
TS. Nguyễn Hoàng Yến – Học viện Báo chí Tuyên truyền
https://lyluanchinhtrivatruyenthong.vn/ky-nang-tra-loi-phong-van-bao-chi-p28025.html
